从涉案企业合规案件看第三方组织有效履职之方法与思路

2023-03-23 15:53:44 来源：涉案企业合规知识分享 浏览：46次

从涉案企业合规案件看第三方组织有效履职之方法与思路

摘要：本文选取了最近方达以第三方监管人身份参与的一宗合规不起诉案件，以亲历视角分享并探讨第三方组织在第三方机制中的有效履职方法与思路。

正文：

企业合规改革的全面推进，掀起了企业加快合规建设、探究“第三方监督评估机制”（下称“第三方机制”）的大潮。受检察机关、涉案企业的委托，方达几次担任涉案企业合规员或第三方监管人，在涉案企业合规案件方面积累了一些经验。此次我们推出“方达刑事合规经验谈”系列文章，旨在从方达担任监管人视角，结合热点问题，回顾总结部分办理涉案企业合规案件的特点和经验，欢迎指正、讨论。

本篇“从涉案企业合规案件看第三方组织有效履职之方法与思路”是系列文章的第三篇。我们选取了最近方达以第三方监管人身份参与的一宗合规不起诉案件，以亲历视角分享并探讨第三方组织在第三方机制中的有效履职方法与思路。

一、 案情简介及合规工作背景
1、案情简介

本案涉及的公司系某世界500强央企集团的一级子公司，拥有工程设计公路行业甲级资质等各项优质资质。其下属子公司在某路面工程标段施工中，为方便作业，由该子公司员工A从他处租用了性质为林地的地块以堆放石料，非法占用林地面积约18亩，涉嫌构成非法占用农用地罪。

检察机关经审查认为，涉案犯罪行为系单位犯罪，A为直接负责的主管人员，因涉案公司（“公司”）及A认罪认罚且悔改态度较好，积极修复了被破坏的林地资源，故决定对公司适用合规考察。

检察机关委托方达担任本案的第三方监管人，对公司施工环保、临时用地方面开展专项合规监管，合规考察期限为三个月（后因客观原因延长至五个多月）。

2、合规工作背景

本案的合规工作具有多重复杂性和特殊性：

（1）犯罪成因复杂

临时用地审批涉及施工单位、发包方和政府及行政机关等多方主体的协调配合，审批难已成行业痼疾。公司作为施工单位需要独自平衡合规风险与经济利益，协调自身与发包方和政府及行政机关的多方关系，存在客观困难；其提出的合规整改措施很可能易于执行却失之表面，或是过于严苛而无法执行。因此，我们需要指导公司综合考量合规整改措施的严厉性与可行性，确保整改措施充分到位且能够落地。

（2）合规主体庞大

公司作为央企集团的一级子公司，治理结构成熟完备，公司内部各层级和部门的职责较为清晰，且已有体系化、专业化的环境保护内控机制。若能充分运用并优化其现有治理体系及内控机制，无疑是兼顾经济效益和合规效益的最优途径。因此，我们需要在充分理解公司现有治理架构与内控流程的基础上，指导其在已有的制度、体系中准确嵌入合规管控流程与措施，既经济又有效地完成整改。

（3）异地开展合规

公司总部与各子公司分别位于不同省市，各地环境保护和临时用地的监管政策存在较多差异，且大量合规建设与整改工作要求异地开展。我们需要熟练运用相关领域的专业知识，指导公司建立起充分归纳共性要求亦能兼顾各地实践的专项合规体系，并全程监督、评估跨地域多主体的合规整改工作。

（4）整改期限有限

受限于现有刑事诉讼程序的办案时限，检察机关最初确定的合规整改期限仅为3个月，这对我们指导公司准确开展犯罪成因分析、做出有效合规承诺并实际履行提出了极高的要求。我们需要在前期准备阶段高效精准地研判公司在合规领域存在的薄弱环节和突出问题，指导其制定出有效的合规计划并通过检察机关审查，以便给公司预留相对充分的履行合规承诺时间，避免徒有框架无法落地的“纸面合规”。

二、 履职方法
履职方法是我们在担任第三方监管人时所采用的具体工作方法。我们选取了较为关键的三个履职环节，就相关方法予以展开。

履职环节一：充分做好前期准备
第三方组织充分的前期准备，是有效指导涉案企业开展合规整改的基础。第三方组织成立后，应当在负责办理案件的人民检察院的支持协助下，深入了解企业涉案情况，认真研判涉案企业在合规领域存在的薄弱环节和突出问题，准确把握企业涉案的根本原因，以合理确定涉案企业适用的合规计划类型，做好相关前期准备工作[i]。

我们在甫一介入本案之际就通过阅卷、与A和其他关键人员访谈等方式了解具体案件成因，通过调取组织结构图及公司治理制度剖析公司的组织架构，迅速选定项目管理部、法律部、财务部和办公室等与专项合规密切相关的核心部门，并要求各核心部门主要负责人全程参与合规工作，精准切入公司管理流程的要害。由于案件的发生具有行业性特点，为了进一步挖掘问题深层原因，制定切实可行的整改计划，我们没有局限于案件涉及的单一项目，而是对公司大量同类项目展开调研。综合案情及企业特点，我们通过现场走访、线上线下访谈、文件审阅等方式复盘了公司的决策审批流，协助公司对涉案情形进行深入的归因分析，准确定位了公司形成合规风险的原因：

原因一：风险识别能力不足

公司在工程建设领域具有多年经验，在其众多项目中均涉及大量临时用地的使用问题。实践中，临时用地审批长期面临周期长、审批难等客观困难，但公司却从未及时将其识别为合规管理的重点领域，致使临时用地监管环节真空。

经我们深入调查，在该类项目中，既存在发包方过于强势，给施工方设定过重义务；又往往存在政府部门在项目前期口头承诺协调审批，但后续支持工作不够等复杂原因。公司虽然对项目上述困难有所预见，但是对具体问题的重视不足，未能准确识别临时用地的合规风险内容及等级。综合全案，我们发现公司存在用地选址及用量标准缺失、决策审批合一、财务申报层级较低且审批流程粗放、决策人员未被列为重点人员亦未受到合理监管等制度性缺失问题，导致相关环节风险失控。

原因二：整体合规意识欠缺

本案上升到刑事案件的重要原因在于公司的合规意识不足，对于可能出现违法苗头的行为及事件没有及时、妥善处理，存在短视的情况。

经我们复盘发现，早在案发半年前，涉案项目的工程进度、备料已出现严重滞后，且公司还曾因此支付了相当数额的罚金，有关部门甚至曾警示将约谈公司法定代表人。作为事件延长链，公司负责运营的下属机构扩大临时用地面积、占用涉案地块，均未引起公司的足够重视。公司没有考虑到事件延续可能带来的连锁反应，直至被行政部门查处并移送公安机关。

原因三：决策过度利益化导向

本案发生的另一个因素在于公司在商业决策过程中过度关注利益，未合理屏蔽合规风险。

我们了解到，公司作为涉案标段投标人，对建设经营活动自负盈亏。为充分争取中标机会，公司在合同中承担了较重的义务和较高的风险。而在项目前期规划及决策过程中，公司仅从控制项目成本的角度考量，没有预留合理的临时用地审批时间及使用面积。因此，当工程备料滞后时，公司在压力之下冒险非法占用了林地。

深入参与企业涉案的根本原因分析，有助于我们准确定位企业不合规的“痛点”，从而有的放矢地指导企业做出可行、有效且全面的合规承诺。

履职环节二：有效审查并指导完善合规计划
涉案企业制定并提交的合规计划，是其开展合规建设及第三方组织进行合规评估的基础和依据。第三方组织的一个重要职责就是对涉案企业合规计划的可行性、有效性与全面性进行审查[ii]，并指导涉案企业进行修改和完善。

我们在前期准备阶段后期就向公司书面提出合规计划建议，明确指出我们发现其目前存在的四类合规风险，就合规计划书的结构及内容做出具体要求，如应当包括充分的犯罪成因分析及合规现状自查，整改措施应当具体且落实到责任部门，并就完成时间及标志做出承诺等。书面建议中我们重点提出了八大类整改意见，包括：1）完善合规组织架构，明确合规管理委员会的工作方式和议事规则，使其在决策中真正发挥作用；2）加强风险识别和评估，项目相关合规风险应当前置研判；3）建立临时用地专项合规管理制度，提高临时用地事项决策及财务审批的层级；和4）将财务管控机制作为合规有效抓手，将合规审查程序嵌入资金审批流；等。

公司最初提交的专项合规计划书缺少对犯罪成因的根本分析，也未就公司的合规体系现状进行客观分析；提出的整改措施既未涉及对合规系统的查缺补漏，亦缺乏可操作性，相关整改措施的责任部门、完成标志及完成时间均不清晰。经我们的充分沟通及多达10余版修订，终于定稿并经检察机关审核通过。

审查及完善视角一：企业风险自查的充分性

对公司提交的合规计划，我们重点关注其对犯罪成因的根本分析、相关风险节点的排查过程和结果；其是否采用了科学的风险分析方法；以及其梳理形成的风险领域、风险节点和风险等级与我们的研判是否一致。

公司最终提交的合规计划书对犯罪成因的分析从梳理临时用地管理制度、决策流程及实际执行情况着手，梳理出与决策机制、财务审批及整体合规意识相关的三大五小具体成因，并归纳了与成因密切相关的四大合规风险点：1）合规组织架构和职能不健全，2）缺乏对环境保护和临时用地等专项合规风险的识别和应对机制，3）缺乏临时用地合规管理专项制度，以及4）企业合规意愿不强。

我们认为，其分析思路和方式科学合理，且具体风险内容涵盖了决策风险、经营风险、财务风险及合规风险四大核心风险领域，与我们前期的研判基本一致，对风险的自查较为充分。

审查及完善视角二：合规整改措施的针对性

对于已经确定的风险点，我们重点审查公司的合规计划是否能针对性地修复其合规领域的薄弱环节，封堵明显漏洞，相应措施能否足以防止相同或者类似的违法犯罪再次发生。

按我们提出的“整改措施与合规风险应当逐一呼应”之要求，公司承诺，在考察期限内将履行八大类十七条具体整改措施，逐一对应前述四大合规风险点，如：建立临时用地专项合规管理体系，加强风险识别和评估，建立基于风险的合规培训制度，发挥管理层合规表率作用等。此外，根据我们“提高临时用地事项决策及财务审批的层级”这一直接针对犯罪成因的建议，公司也相应提出了整改措施：一是明确了临时用地报批与使用的责任主体，任何临时用地在投入使用前均需获得上级公司办公室和法律部的事前审批；二是加强对临时用地费用支付的财务管控，临时用地相关费用支出的审批和管控全部提升至上级公司层面。

我们认为，上述措施既有针对合规体系的修补完善，也有针对本案犯罪成因的直接整改，针对性较为突出。

审查及完善视角三：合规整改措施的可行性

防止纸面合规是第三方考察工作的重点。因此，对于公司做出的合规承诺是否能嵌入业务流程、承诺完成的时间及拟采取的措施是否可行，是我们关注的焦点。

在本项目的现场启动会上，我们即在复盘项目决策、实施流程的基础上，要求公司应当在项目进场前及时对合规风险进行集体研判。公司根据项目管理经验，认定项目进场策划阶段是合理规划临时用地的关键节点，因此，其拟对《项目进场策划管理规定》《项目策划大纲模板》和《标前策划实施细则（试行）》等制度及流程予以完善，并在OA系统中增设关于临时用地事项的新模块，及时跟踪监督各施工部门获取地块行政手续的情况。

经对公司的业务流和审批流的穿行试验，我们认为，公司的上述措施能够确保合规承诺实际融入业务流程，实现制度真正落地。

履职环节三：合理设置有效性评估指标
有效的合规整改，涵盖了有效设计、有效执行及结果有效三个层次，贯穿第三方机制运行全程。因此，第三方监管人自始即应设立合规整改的有效性评估指标，并以之指导企业开展合规整改。

我们于前期即对涉案原因做出深入分析，在现场调研中与专项合规所涉及的业务、财务、环保、法务等多个部门进行了集中和分别的沟通交流，在归纳并确认案发原因之后，基于企业合规的经验，在现场就从对应有效性评估指标的视角提出了对于合规计划的进一步修改思路，并即时听取了各部门的意见，以期保证拟定的合规制度更具有针对性以及可落实性。工作现场我们要求：1）厘清公司党委会、总经理办公会、部门三重一大会的决策范围及决策流程，找准临时用地事项决策的嵌入层级及环节；2）了解公司现有PM系统运行逻辑及流程，考虑增加临时用地和环保资质审批的实现途径；和3）积极探索临时用地使用的替代方案，如使用宅基地、工业用地的可行性；等。在随后的整改过程中，我们也不断就具体合规措施的实际效果与各部门经办人直接沟通。

层次一：有效设计

如前所述，我们在公司做出合规承诺之初，就设立了有效性指标。如对犯罪成因的自查方式、风险梳理结果、对合规体系现状的评估及差距分析以及整改措施的全面性、针对性和可行性等。我们就相关指标与公司进行了充分沟通，并在审核其合规计划书时对相应指标予以充分关注。

公司在提交的合规计划书初稿中，大部分制度修订工作的完成时间均被计划至整改接近结束时。我们提出，制度修改进度要符合实际，重大制度修订所需的内部决策、审批流程较长，可以稍迟落地；而如培训制度等的修订则较为简便，应当适当提前，以便尽快落实。公司吸收了我们的意见并转化成为相应的合规承诺，最终计划里承诺的制度修订工作也实现了分阶段完成。

层次二：有效执行

在整改落地阶段，我们标记出了与执行相关的有效性指标，如公司是否按计划的合规整改进度和相应的工作成果来履行承诺。

公司在整改期间，基本能对照合规计划书中承诺的具体整改工作的完成时间落实整改措施，并形成了对应的工作成果。如就沟通、举报机制的整改措施而言，公司在新制定的《企业合规建设实施方案》中要求各施工部门增设不合规事项举报箱，悬挂于不设监控区域，公布举报邮箱及电话，并鼓励员工就其了解到的项目施工中的临时用地和环境保护方面的不合规事项向公司反映，或就遇到的合规问题向公司咨询。我们抽取一个施工部门开展实地走访，发现其已经在监控盲区设立了举报箱，并在举报箱上公示了举报邮箱及电话，且通过了我们的模拟举报测试。

层次三：结果有效

在最终的合规考察书面报告中，我们重点标记出了与结果相关的有效性指标并予以综合评估。

以公司对合规组织架构的整改措施为例。公司经过合规建设，成立了由管理层组成的合规委员会，构成中包括了党委、纪委和董事会等核心管理部门的主要负责人；在公司下级子公司设置合规管理领导小组，由子公司党委书记任领导小组组长，总经理和纪委书记任副组长，各部门经理任组员。其完善后的合规组织架构包括了核心管理层，并有具体的工作方式和议事规则，确保了合规部门具有足够的权威和地位，合规优先于业务也因此具备了可能性。公司承诺就合规组织架构进行优化和整改，实际也搭建起了两层由核心管理人员组成的合规组织架构，其就合规组织架构的合规整改结果是有效的。

三、 履职思路
除了前述较为具体的履职方法，我们还在履职中秉持了一些关键的履职思路，从总体上及原则上确保全程有效履职。

履职思路一：激活企业合规意愿

涉案企业的合规意愿，是有效合规体系的灵魂。只有当企业主动选择“合规优先于业务”的价值取向时，合规体系才可能得到有效的设计和执行，并最终转化为合规成果。因此，我们在履职过程中，尤其注重持续发力协助企业培育并激活合规意愿。

本案履职中，我们亲历了公司合规意愿的萌发及成长。在前期准备阶段，公司合规意愿较为有限，如在重要的项目会议等环节并未计划安排主要负责人出席，经我们提醒才邀请了党委负责人、纪委书记、监事会主席等人员参会，并特别邀请了公司上级集团公司的领导参加，会后相关负责人均主动要求参与了此后的合规整改工作。而经过5个多月的合规建设与整改，公司在承诺的合规考察期结束后，依然主动持续开展合规建设，并选取临时用地合规相关课题，成功申报上级集团的管理创新课题，拟研究集团层面构建完善、有效的临时用地合规管理体系。公司希望在集团层面优化业务流程并持续更新，更深层次地化解临时用地的合规风险，提升依法合规治理能力，打造法治央企、诚信央企。这是公司从“要我合规”到“我要合规”理念转变的重要表现。

履职思路二：触达有效合规实质

本案系子公司实施的涉罪行为，但我们在充分调研公司的治理结构后认为，相较于公司，负责施工的子公司的结构特点并不具备有效合规的优势。必须将公司及其所有下级公司纳入合规整改主体范围，自上而下实现合规资源的投入、贯彻预防犯罪的原则，才能充分保证合规有效性。即使公司主要履行管理职能且在编人员有限，不适合作为合规建设的主要实施方，但也需要参与合规建设，尤其应当履行对其下级子公司人事与业务的监管职能。

我们对公司合规风险及对子公司的影响程度进行了量化测量，结果显示，公司内部的确存在管理层合规意识不强、缺乏业务风险的针对性培训等一系列问题；公司作为统一管理的决策单位，具备对全部子公司实施有效监管的条件，对公司进行合规整改具有必要性和可行性。

我们在第三方机制启动后就此思路与检察机关沟通并得到了支持，后又与公司充分沟通并达成一致。在此后的合规整改过程中，公司及下级子公司均高度重视，最后还将公司本次专项合规的整改经验在集团内推广。据此，根据我们的建议，检察机关在综合案件具体情况、充分征求公司意见的基础上，将合规建设的主体范围准确拓展至子公司的上级集团公司，以保证合规整改的有效性，实现有效合规。

履职思路三：充分发挥履职能动性

涉案企业合规整改涉及的时空范围较广，参与主体众多，工作流程复杂，第三方组织在恪守中立性的同时，也应当充分发挥自身履职的能动性，畅通整改路径，协助应对各种突发情况。

如，在整改期间内，公司因疫情封控等客观原因导致无法按原计划期限完成整改，且承诺的关键整改措施诸如邀请专家开展环保合规培训等也无法开展。在考察过程中，我们始终与公司保持联系，及时将相关情况反馈给检察机关，并建议适当延长考察期限。同时，我们建议公司调整培训顺序及方式，先由公司法务部门牵头，就非法占用农用地相关案例组织集中学习；再进行企业合规与内控管理的线上培训；待客观原因消失后，再行落实环保专家培训计划。检察机关充分采纳了我们的意见，同意延长考察期限，并对公司修订后的合规计划予以认可，充分地保证了合规计划的有效落实。

公司合规整改完成后，我们出具了合规考察书面报告，就公司履行合规承诺的情况、我们开展监督评估的程序、方法、依据及结论进行了详细说明。检察机关组织召开听证会并邀请人大代表、行政机关和公安机关的代表到场，最终参会各方一致认可公司合规整改的有效性，检察机关依法对涉案单位做出不起诉决定。